Подготовка сопроводительной документации
Сопроводительные документы — это пакет документов, который описывает и регулирует процесс грузоперевозки. В нем содержится вся информация об участниках перевозки, грузе, транспорте и маршруте.
Наличие всех необходимых сопроводительных документов при перевозке гарантирует, что груз прибудет в пункт назначения без задержек, а у юридических лиц (будь то отправитель или получатель) не будет проблем с налоговой службой.
Для тех, кто регулярно отправляет свои грузы по России или между странами СНГ, кто заказывает доставку продукции и техники для своего бизнеса и кому просто нужно перевезти личные вещи, мы подготовили памятку, которая поможет сориентироваться, какие документы следует подготовить именно вам.
Какие сопроводительные документы готовит отправитель
Отправитель готовит основной пакет сопроводительных документов для перевозки, ведь она начинается именно с него.
Для каждой перевозки пакет сопроводительных документов разный. Он зависит от направления, вида груза и кем являются отправитель и получатель — юридическими или физическими лицами.
В таблицах ниже мы приводим пакеты документов, которые требуются в большинстве случаев, если груз несложный (не относится к негабаритному, опасному и тому подобное).
Направление: Россия → Казахстан (и другие страны СНГ)
| Отправитель | Получатель | Документы |
| Юр. лицо | Юр. лицо | — CMR — Товарная накладная + Счет-фактура (их возможно заменить УПД) — Доверенность на водителя — Сертификаты качества (в зависимости от вида груз) |
| Физ. лицо | — CMR — Товарная накладная — Кассовые и товарные чеки — Доверенность на водителя — Копия документа удостоверяющего личность получателя — Сертификаты качества (в зависимости от вида груз) | |
| Физ. лицо | Физ./Юр. лицо | — CMR — Опись груза — Кассовые чеки новых вещей (при наличии) — Копия документа удостоверяющего личность получателя |
Направление: по России
| Отправитель | Получатель | Документы |
| Юр. лицо | Юр. лицо | — Транспортная накладная — Товарная накладная + Счет-фактура (их возможно заменить УПД) — Доверенность на водителя |
| Физ. лицо | — Транспортная накладная — Товарная накладная — Кассовые и/или товарные чеки — Доверенность на водителя — Копия документа удостоверяющего личность получателя | |
| Физ. лицо | Физ./Юр. лицо | — Опись груза — Кассовые чеки новых вещей (при наличии) — Копия документа удостоверяющего личность получателя |
Коротко об этих документах
Транспортная накладная — подтверждает договор о грузоперевозке. В ней указывают информацию о грузе и сторонах договора: отправителе, перевозчике и получателе. Применяется при перевозках внутри страны.
CMR — международная товарно-транспортная накладная. Она заменяет транспортную накладную при международных перевозках и содержит необходимую информации о грузе, направлении и сторонах договора. Бланк CMR имеем единую форму (шаблон CMR) . Наши менеджеры могут помочь вам с подготовкой этого документа.
Товарная накладная — документ, подтверждающий передачу материальных ценностей от одного лица другому, например, на основании торгового контракта.
Счет-фактура — бухгалтерский документ. Необходим получателю для работы с НДС.
Универсальный передаточный документ (УПД) — совмещает в себе товарную накладную и счет-фактуру. Применяется отправителем, если его использование прописано в учетной политике компании.
Доверенность на водителя (на груз) — подтверждает право водителя транспортной компании перевозить товар. Для доверенности нет общепринятого документа, поэтому она готовится в свободной форме с указанием персональных данных отправителя и перевозчика.
Копия документа удостоверяющего личность получателя — скан-копии паспорта получателя.
Опись груза обычно используют при перевозке личных вещей. Её заполняют в свободной форме: указывают паспортные данные отправителя, наименования вещей и их количество, и обязательно заверяют у участкового инспектора. (Шаблон описи груза)
Сертификаты качества — документы, необходимые для прохождения границы. Они подтверждают, что груз соответствует всем нормам качества и безопасности. К ним относятся, например, паспорт безопасности или фитосанитарный сертификат. И все их следует оформлять через специальные государственные службы или аккредитованные организации. На главном сайте таможенной службы по коду ТН ВЭД можно узнать, какие документы необходимы отдельно для каждой категории грузов.
Какие сопроводительные документы готовит получатель
Получатель не всегда должен готовить сопроводительные документы для перевозки. Однако, в некоторых случаях это может быть:
- Договор на перевозку. В нашей практике именно получатели чаще всего являются заказчиками транспортных услуг. Они заключают договор, копия которого является дополнительным документов в общем пакете во время перевозки. Наша компания работает по стандартному договору о перевозке, в котором нет никаких особенностей. Вы можете ознакомиться с образцом договора на нашем сайте.
- Сопроводительная накладная на товар (СНТ). Новый документ налогового и таможенного администрирования, который с 2021 года должны готовить компании Казахстана, чья деятельность связана с экспортом или импортом товаров.
Перечисленных выше документов достаточно для перевозки обычных грузов. О частных случаях и специальных документах мы расскажем в следующих материалах.